Muutoksen tuulissa laadun laineilla

Usein kuulee sanottavan, että nykyään ainoa pysyvä asia on muutos. Tämä on todellakin totta, mutta jatkuvan muutoksen lisäksi on aikoja, jolloin muutos erityisesti ravistelee – kuten parhaillaan käynnissä olevan historiallisen suuren muutoksen keskellä painivat hyvinvointialueiden valmistelijat varmasti tietävät. Soten lisäksi muutos koskettaa nyt jo joitain ympäristöterveydenhuollon organisaatioita ja jatkossa mahdollisesti kaikkia muitakin. 

Niin tarpeellisia kuin muutokset ovatkin, ne myös väistämättä stressaavat, kuormittavat, jopa pelottavat. Meillä kaikilla on taipumus turvautua tuttuun ja pysytellä mukavuusalueella, vaikka kuinka järjellämme tietäisimme muutoksen hyvät puolet. On siis syytä hyväksyä niin muutosvastarinta kuin väsyminenkin luonnollisina osina muutosta. 

Muuttuuko mikään

Toinen tuttu, mutta erittäin paikkansa pitävä sanonta on, että mikään ei muutu, jos mitään ei muuteta. Isonkin organisaatiomuutoksen jälkeen voidaan todeta, että kaikki jatkuukin ennallaan. Sekä hyvät käytännöt että myös ongelmat on tuotu mukanaan ja istutettu huomaamatta sellaisinaan uuteen organisaatioon. Silloin ei auta edes resurssien lisäys, josta nykymuutoksissa on usein turha unelmoidakaan. 

Syynä tähän on usein organisaatiokulttuuri ja erityisesti sen syvärakenne, joka viime kädessä sanelee virallisia puheita voimakkaammin todellisen toiminnan luonteen ja tavat. Selvimmin tämä näkyy tilanteissa, joissa uusia vastuuhenkilöitä uusine ajatuksineen kyllä tulee, mutta jonkin ajan kuluttua kaikki ovat muovaantuneet organisaation sopiviksi.

Kuuluminen on ihmiselle niin tärkeä perustarve, että olemme – usein tiedostamattamme – valmiit uhraamaan omat innovaatiomme, terävät havaintomme ja uudistamisehdotuksemme yhteiselle yhteenkuuluvuuden alttarille. 

Kuitenkin olemme tilanteessa, jossa vanhoilla menetelmillä ei enää pärjää. Väistämättä tarvitaan kokonaan uudenlaista lähestymistapaa ja toimintamalleja. Hyvä esimerkki tästä on kirjoitetun tekstin aseman nopea heikkeneminen. Suurella ilolla kuuntelin viime viikon auditoinnilla, kuinka virkamiehet kertoivat aloittaneensa lyhyiden videoiden tekemisen tavoittaakseen entistä paremmin asiakkaat, jotka eivät ohjeita osaa, jaksa tai ehdi lukea. Erittäin proaktiivista toimintaa, jolla valvonnan taakka ajan myötä varmasti vähenee. 

Tekemisen meininkiä

Sain marraskuussa mahdollisuuden vierailla Kiovassa. Sodan runteleman maan pääkaupunkiin saapuessani valmistauduin kohtaamaan ahdistusta, hätää ja epätoivoa. Vaan mitä olikaan vastassa? Ministeriö toisensa jälkeen marssi tapaamisiimme uhkuen toivoa, päättäväisyyttä ja dynaamista tekemistä. Sähkökatkon yllättäessä työ jatkui kellareissa. Periksi ei annettu hetkeksikään eikä häviö ollut vaihtoehto. 

Tulokset ovat nyt jo häikäiseviä. Sodan keskellä yhteiskunta on digitalisoitu ja kun me kaivelimme esiin passejamme, ukrainalaiset kollegat vilauttivat kännykkänsä sovellusta, josta saa kätevästi valikoitua, näyttääkö passin, ajokortin, henkilökortin vai paikallisen Kela-kortin. Sosiaaliministeriön innovaatio, kansainvälinen alusta eDopomoga on vertaansa vailla: kuka vaan voi lahjoittaa rahaa valitsemalleen perheelle, jonka tiedot tulevat suoraan ministeriöltä. Perhe saa tekstiviestin, jota näyttämällä o

stokset (lääkkeet, elintarvikkeet tai polttoaineen) saa ilmaiseksi. Ja mikä parasta, lahjoittaja saa jälkikäteen itselleen tehdyistä ostoksista kuitin. 

Uuden äärellä

Mitä tästä voidaan oppia? Turhat rönsyt karsimalla saa enemmän aikaan. Kun normaalit mahdollisuudet riisuta

an, on pakko improvisoida ja edetä nopeasti. Laatikon ulkopuolella -ajattelu tuo kokonaan uusia innovaatioita valtionhallintoonkin. 

Samalla tässä ollaankin laadunhallinnan ytimessä. Lukemattomia kertoja olen ihastellut oivalluksia, joita organisaatiot o

vat sisäisillä auditoinneilla tehneet. Kun omaa tuttua prosessia katsookin hieman kauempaa ja

 ”eri silmillä”, alkaa nähdä, mitkä ovat todellisia haasteita ja pullonkauloja. Ja ennen kaikkea, mitä pitää muuttaa, että ongelma poistuu. Liian läheltä, arkityön keskeltä tätä ei usein huomaa. Auditoinneilla tehdyt oivallukset on vieläpä usein helppo jalkauttaa muihinkin prosesseihin, jolloin hyöty kasvaa lumipalloefektin lailla. 

Jos siis muutoksen keskellä johonkin kannattaa satsata, se on ehdottomasti toimiva laadunhallinta. Silloin tietää varmuudella keskittyvänsä oleelliseen. 

Tutustu tästä LaatuNettiin  

ja laadunhallinnan koulutustarjontaan  

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä