Porvoossa kiivetään pienin mutta vakain askelin laatutikkaita ylöspäin

LaatuNetin vuoden 2023 laadukkaimmaksi valvontayksiköksi valittiin maaliskuun alun laatupäivässä Porvoon ympäristöterveydenhuolto. Voitostaan yllättynyt organisaatio on jo päässyt nauttimaan ansaitut kakkukahvit. 

Porvoon ympäristöterveydenhuolto toimii Porvoon kaupungin organisaatiossa kaupunkikehityksen toimialalla. Toimialueena on kahdeksan Itä-Uudenmaan kuntaa ja asukkaita alueella on hieman päälle 100 000. Porvoo isäntäkuntana tuottaa palvelut ja kuntien yhteisenä toimielimenä toimii ympäristöterveysjaosto.  

Tärkeät asiakaspalvelu ja työhyvinvointi 

Porvoossa laadunhallinnalla pyritään varmistamaan virheetön ja tehokas toiminta ja hyvä asiakaspalvelu sekä tukemaan henkilöstön hyvinvointia. 

– Pidämme korkeaa laatua ja toiminnan jatkuvaa kehittämistä tärkeänä, kertoo laatupäällikkö, elintarvikevalvonnan päällikkö Seija Heikkinen. – Tärkeitä arvojamme ovat tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus. Meille on myös tärkeää havaita virheille altistavat tekijät ja puuttua niihin, hän jatkaa. – Mottomme on, että virheitä saa tehdä, mutta ei toisteta samoja, Heikkinen vielä lisää hymyillen. 

Organisaatio on ollut valtakunnallisen laatujärjestelmä LaatuNetin käyttäjä jo pitkään. – Mahdollisuus yhteiseen laatutyökaluun on hyödyllistä, Heikkinen kertoo. – Laatunetistä olemme hyötyneet erityisesti interkalibroinneista ja koulutuksista. Laatunetin mallipohjia olemme myös työstäneet omaan käyttöön, hän tarkentaa.  

Prosessit kuntoon 

Porvoossa laadunhallinnan perustana on vuosittainen laatukatselmus, jossa käydään tarkkaan läpi edellisen vuoden onnistumiset ja haasteet sekä päätetään tulevan vuoden yksityiskohtaiset laatutavoitteet.  

– Meillä on osaavan ja kokeneen laatupäällikkömme Seija Heikkisen johtama innokas laatutiimi, joka hyvin pitkälle vastaa laadunhallinnasta, kertoo ympäristöterveydenhuollon päällikkö, kaupungineläinlääkäri Tiina Tiainen iloiten.  

Laatutiimi laatii monivuotisen auditointisuunnitelman, jolla varmistetaan, että kaikki tärkeimmät toiminnot tulee tietyin väliajoin käytyä läpi ja arvioitua.  

– Teemme joka vuosi projektina Lean-arvioinnin, jossa käymme 1-2 ydinprosessiamme tarkemmin läpi, Tiainen kertoo. – Tämä ryhdistää toimintaa ja varmistaa, että turhaa työtä ei tehdä eikä aikaa käytetä epäolennaisiin asioihin, hän tarkentaa. 

Oleelliset asiat kootaan yhteiseen laatutaulukkoon, josta nähdään oman toiminnan poikkeamat, kehitysehdotukset ja tehty laatutyö.  Lisäksi seurataan henkilöstön ja asiakkaiden tyytyväisyyttä.  

– Meille on itsestään selvää, että viranomaistoiminnan täytyy olla korkealaatuista, Tiainen summaa. Tämä onkin laadunhallinnan tärkein tavoite. 

Vahvuutena osaaminen ja motivaatio 

Porvoon vahvuutena on ammattitaitoinen ja motivoitunut henkilökunta. Ympäristöterveydenhuolto on kuitenkin hyvin pieni toimiala ja henkilöstöä organisaatiossa on yhteensä vain 32 htv.  

Lisähaastetta tuo se, että suuri osa henkilöstöstä alkaa olla eläkeiässä. Myös toimialalle tyypillisesti pitkälle viety erikoistuminen aiheuttaa haavoittuvuutta. Järjestelmällinen perehdyttäminen toimii kuitenkin hyvänä apuna. 

Toimialalla vuosikymmeniä jatkunut organisaatiomuutosten uhka on vienyt paljon voimavaroja, Heikkinen kertoo. Samoin useat tietojärjestelmät, jotka eivät keskustele keskenään. 

 – Vatia tulisi kehittää luotettavammaksi ja käyttäjää ohjaavammaksi ja nopeammaksi ja luoda yhteys sähköiseen arkistoon, jotta käsin siirtämiseen liittyvä työmäärä ja virhemahdollisuudet vähenisivät, Heikkinen lista organisaation toiveita keskushallinnon suuntaan.  

Myös laadunhallinta tulee saada lähemmäs käytäntöä ja vähemmän työlääksi. Tässä tulee suuresti auttamaan Laatunetin pian valmistuva uusi versio, jossa laadunhallinnan toiminnallisuudet on laadittu juuri arkityötä helpottamaan. 

Toivotamme Porvoolle onnea ja menestystä laatutyöhön! 

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä