Ulkopuoliset asiantuntijat – uhka vai mahdollisuus?

LaatuNetin uutiskirjeissä olemme kertoneet, että alamme tarjota elintarvikelain 36 § mukaisia valvonnan ulkopuolisia asiantuntijapalveluja. Miksi, on moni ehtinyt kysymään?

Tarve ja kysyntä tämänkaltaiselle toiminnalle on ollut olemassa jo vuosien ajan. Yksittäisiltä asiantuntijoilta ja konsulteilta on aika ajoin valvonnan palveluja jo ostettukin – minä itse mukaan lukien.

Eviran kotisivuilta löytyvällä lomakkeella homma on sujunut hyvin ja oman kokemukseni mukaan kaikki osapuolet ovat olleet enemmänkin kuin tyytyväisiä: tilaava valvontayksikkö on saanut nopeaa, yhdenmukaista ja toivottavasti myös asiantuntevaa palvelua, asiakkaat eli valvontakohteet uudet, tuoreet silmät, jotka kuitenkin katsovat koko aluetta samalla tavalla ja asiantuntija itse uudenlaisia kohteita, uutta näkemystä – ja uutta intoakin, kun kerrankin saa vapaasti keskittyä antamaan koko ammatillisen osaamisensa työhön ilman välillä suorastaan tylsistyttäviä ja loputtoman tuntuisia kirjaamisia, kokoustamisia ja kehittämisiä.

Paluu arkityöhön lyhyen pestin jälkeen on toisaalta ollut virkistävää sekin: aina tarttuu mukaan uutta osaamista ja näkemystä, jota sitten pääsee hyödyntämään ja jakamaan muillekin.

Omilta valvontayksikön esimiesvuosiltani muistelen myös suurella lämmöllä projekteja, joissa sijaisen tai virantäytön sijaan onkin ”ostettu” reipas valvoja tekemään tiivis paketti vaikkapa maidontuotantotilojen tai leipomojen tarkastuksia. Kun kaikki vakivirkaan tai sijaisuuteenkin liittyvä ”sälä” jää pois ja on lupa keskittyä vain tarkastuksiin ja niiden raportointiin, saadaan toimintaan kokonaan erilainen draivi ja tehokkuus. Jälleen kerran kaikki osapuolet suorastaan hyrisivät tyytyväisyyttä 🙂

Tätä erinomaista toimintatapaa haluamme nyt lähteä systemaattisesti laajentamaan niin, että tarpeisiin pystytään myös aidosti vastaamaan. Näemme myös, että palvelu sopii hyvin LaatuNet-laadunhallinnan palvelun kylkeen – tavoitteenamme kun on kaikin tavoin lisätä toimialan laatua.

Uutiskirjeeseen listatut edut sekä asiantuntijalle itselleen että ns lähettävälle organisaatiolle eivät ole tuulesta temmattuja mainoslauseita, vaan käytännön työtä tekevien omia pohdintoja ja kokemuksia.

Entten tentten maakuntauudistus

Maakuntauudistus ottaa askeleen eteen ja kaksi taakse. Siitä huolimatta työtä tehdään ja pyritään kaikin tavoin myös kehittämään.

Kun joitain vuosia sitten selvitimme ohjaavien ministeriöiden tilauksesta elintarvikevalvonnan mahdollista valtiollistamista, nousi jo tällöin esiin toive niin sanotuista maakunnallisista osaajista. Moni kaipasi sitä, että hankalan kohdetyypin (Huom. tyyppi ei tässä tarkoita toimijaa, vaikka joskus voisi niinkin olla 😉 ) ilmaantuessa omalle valvonta-alueelle sen voisikin hyvillä mielin delegoida jollekin, joka on jo valmiiksi perehtynyt – tai jopa aidosti kiinnostunut – juuri tämänkaltaisesta toiminnasta.

Tämän tyyppisten osaajien olemassaolo ei siis riipu organisaatiohimmelistä vaan käytännön tarpeista. Joitain valvontakohdetyyppejä kun ei vaan ole jokaisessa valvontayksikössä eikä siis myöskään niihin liittyviä linjauksia ja osaamista voi olla riittävästi joka puolella Suomea. Kahdella tai kolmella kohteella ei vielä linjata tai saada niin sanottuja valtakunnallisia silmiä.

Toisaalta taas monen valvojan erityisosaaminen ja kiinnostuksen kohde voi jäädä hyödyntämättä, jos osaamista käytetään vain oman alueen yhteen kohteeseen.

Tyhjäkäyntiä vai resurssipulaa?

Tehdessämme valvontayksiköiden auditointeja olemme törmänneet kerta toisensa jälkeen ilmiöön, jolle ei ole tahtonut löytyä selitystä.

Kutsumme ilmiötä paremman puutteessa termillä tyhjäkäynti.

Usein auditoinnin alussa organisaatiossa saatetaan olla siinä käsityksessä, että resurssit ovat todella alakantissa ja alhaiset tavoitteet ja toteumat johtuvat tästä. Kun laajaa auditointidataa käydään systemaattisesti läpi, aletaan usein kuitenkin huomata, että resurssit ovatkin keskimääräisellä tasolla ja ongelman ”juurisyy” siis jossain muualla.

Tulevilla auditoinneilla paneudumme edelleen tähän, mutta nopeana ja helppona ratkaisuna niissä tilanteissa, kun tarkastusryppäät syystä tai toisesta odottavat tekijäänsä, ulkopuolinen palvelu tarjoaa loistavan vaihtoehdon. Siinä kun ei tarvitse sitoutua pitkäaikaisiin sitoumuksiin, vaan ratkaisua voi vaikkapa vain lyhyesti kokeilla.

Nopealla laskelmalla myös äkkiä huomataan, että taloudellinen puoli ei tässä tule vastaan: tarkastusryppäistä saatavilla maksutuotoilla kyllä katetaan ostopalvelukin mennen tullen siinä missä virantäyttöön tai sijaisuuteen kuluvat summatkin.

Asiantuntijuus arvoonsa

Tärkeimpänä koko kuviossa on kuitenkin asiantuntijuus. Kaiken kiireen, paineen ja jatkuvien uudistusten, vaihtuvien linjausten ja ohjeiden ristipaineessa tämä osa-alue on ympäristöterveydenhuollossa kaikkein haavoittuvin. Siksi haluamme sitä kaikin tavoin tukea.

Jokainen, joka hetkeksi pysähtyy pohtimaan omaa uraansa, koulutustaan ja osaamistaan huomaa kyllä, että suurin osa kaikesta osaamisesta jää arkityön myllerryksessä hyödyntämättä. Valmiit taulukot, suoritemäärät ja tavoitetasot eivät suoranaisesti kannusta arvioimaan näytön vahvuutta, haitan todennäköisyyttä ja vakavuutta tai edes muistelemaan mikrobiologian perusteita keskellä tuotteille roiskuvia sulatusvesiä ja toimistolla odottavia tehtävälistoja.

Todennäköisesti jokainen alalla toimiva on kuitenkin alun perin halunnut juuri asiantuntemuksellaan auttaa: ihmisiä pysymään terveinä, noudattamaan lainsäädäntöä, toimimaan fiksusti, korjaamaan puutteet ja keskittymään tärkeimpiin asioihin.

Kun kuluttaja ei usko enää muuhun kuin somen parviälyyn, ei joka tuutista tulvivaa disinformaatiota pysty selättämään kukaan muu kuin: asiantuntija.

Teoriasta käytäntöön

Käytännössä alkuvaiheessa kyseeseen tulevat ostopalveluna tehtävät tarkastukset, muu asiantuntijatyö sekä erilaiset valvontaprojektit. Mitään julkisen vallan käyttöä edellyttävää palveluun ei sisälly, joten toimivaltakysymykset eivät ole ajankohtaisia.

Niin sanotun asiantuntijapankin kerääminen on toimintatapana meille entuudestaan tuttu sopimusauditoijien osalta. Hyödynnämme tässä myös yhteistyötahojamme muilla aloilla, kuten terveydenhuollon puolella, jossa on jo valmiina paljon kokemusta ja osaamista.

Ja koska asiantuntijakin tarvitsee tukea etenkin hankalissa tapauksissa, panostamme erityisesti kaikille annettavaan tukeen: teemme selvät linjaukset noudatettavaksi, kouluttaudumme ja opimme yhdessä lisää ja tiukan paikan tullen seisomme tukevasti jokaisen asiantuntijan näkemyksen takana! Yksin ei pärjää paraskaan osaaja.

Kysy siis rohkeasti lisätietoja toiminnasta tai ilmoita itsesi tai yksikkösi mukaan rinkiin! Kerromme mielellämme tarkemmin tästä kaikesta. Lähiaikoina avaamme kotisivullemme vielä erillisen sivuston palvelulle.

Nautitaan työkiireiden ohessa värikkäästä syksystä ja pimenevistä illoista!

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä

Aina ajankohtainen johtajuus

Johtaminen on aina yhtä ajankohtainen asia. Ilman hyvää johtamista ja johtajuutta emme onnistu. Näinhän on tapa sanoa. Nyt kun sote- ja maakuntauudistus on työn alla, on jatkuva puhe muutosjohtamisen tarpeesta ja muutosjohtajia etsitään moneen tehtävään.

Leaderi vai manageri?

Itse olen toiminut esimiehenä ja johtajana erilaisissa yksiköissä aina vuodesta 1983 eli peräti 35 vuoden ajan. Paljon on muuttunut mutta jotkut asiat pysyvät ennallaan. Esimerkiksi puhe siitä oletko ”leader” tyyppiä vai oletko ”manageri” on puheenaiheena kestosuosikki. Johdatko asioita vai ihmisiä? Myös puheet siitä johdatko edestä, takaa vai keskeltä tuodaan yhä esille. Ja niitä muotivirtauksia tulee ja menee, sekin on pysyvä asia, aina on olemassa jokin uusi mullistava tapa johtaa. Muistatko tavoitejohtamisen? Entä laatujohtamisen tai juuri nyt suositun verkostojohtamisen, puhumattakaan jaetusta johtajuudesta, tiimeistä ja itsensä johtamisesta?

Valta ja vastuu

Mitä johtamisen sitten tänään pitäisi olla? Ne pysyvät asiat ovat mielestäni vallan ja vastuun käsi kädessä kulkeminen. Kun olet esimies, sinulla on yleensä enemmän valtaa kuin työkavereilla. Muista, että sinulla on silloin samalla myös enemmän vastuuta. Vastuuta siitä, että homma pelaa, että menemme porukalla oikeaan suuntaan kohti organisaation ja työyhteisön yhteistä päämäärää.

Onneksi, vaikka esimiehellä on se suurin vastuu, esimies ei tänään enää ole yksin. Toimivassa yhteisössä toimitaan tiimissä ja yhdessä, vuorovaikutuksen kautta, pääsemme maaliin. Esimiehen yksi tärkeimmistä rooleista onkin varmistaa, että työyhteisö on toimiva, ja että se koostuu motivoituneista työntekijöistä. Ilman motivaatiota ja sitoutumista ei tuloksia saavuteta. Sekin on hyvä muistaa, että työyhteisössä tulisi olla erilaisia henkilöitä.

On esimieheltä viisautta rekrytoida yksikköönsä erilaisia ihmisiä täydentämään toisiaan.

Yhden itselleni uuden näkökulman haluan jakaa kanssanne. Puhutaan tietojohtamisesta ja tiedon johtamisesta. Mitä se on vai ovatko ne eri asioita?

Tietojohtamista vai tiedon johtamista?

Tietojohtaminen on mielestäni sitä, että saamme järjestelmällisesti kerättyä ja käsiteltyä dataa, jota hyödyntämällä voimme esimerkiksi mitata työmme laatua, tuottavuutta tai vaikuttavuutta. Tietojohtaminen on erittäin tärkeä osa johtamisessa ja välttämätön apu johtajalle ja koko työyhteisölle.

Tiedon johtaminen on kuitenkin se näkökulma, joka on vienyt minut mennessään. Oletko miettinyt mitä se tieto oikeastaan on? Tieto on toisaalta dataa, lukuja. Mutta yhtälailla se on ihmisillä itsellään olevaa tietoa tai kenties työyhteisön sisällä kollektiivisesti olevaa yhteistä tietoa. Tieto voi explisiittistä näkyvää tai implisiittistä hiljaista tietoa. Eikä tässä kaikki. Tieto ei myöskään ole mitään staattista vaan tieto kehittyy jatkuvasti vuorovaikutuksessa. Kun työyhteisö saa käyttöönsä dataa ja se perehtyy dataan ja käsittelee sitä yksilöinä tai vuorovaikutuksessa, tieto kehittyy ja muuntuu työyhteisön yhteiseksi tiedoksi, jonka avulla yksikkö voi jatkuvasti kehittyä.

2000-luvun johtaminen on valtaosin asiantuntijoiden johtamista. Ja yrityksen pääoma on usein pääasiassa inhimillistä pääomaa eli henkilöstön osaamisesta, kyvykkyydestä ja motivaatiosta kumpuavaa.

Jotta johtaja saisi tämän inhimillisen pääoman yrityksen käyttöön, hänen pitää osata johtaa ei vain ihmisiä vaan myös näitä tiedon prosesseja.

Varmista siis, että työntekijä saa käyttöönsä luotettavaa dataa. Mutta varmista myös, että työntekijät ovat hyvässä vuorovaikutuksessa keskenään, että he yhdessä järjestetysti tai vaikka ihan huomaamatta jakavat omaa osaamistaan toisilleen.

Näin syntyy tiedon kehittymisen spiraali, joka auttaa yritystä kehittymään ja saavuttamaan uusia tavoitteitaan. Tätä näkökulmaa ei saisi hukata nyt kun olemme isojen muutosten edessä.

 

Maria Närhinen

Terveysvalvonnan ja  ympäristöpalvelujen johtaja

Mikkelin seudun ympäristöpalvelut

Essote omistajaohjauksen yhdyshenkilö

Kirjoittaja on ympäristöterveyden ja soten johtamisen konkari


LaatuNet tarjoaa johtajan käyttöön ajantasaista ja tarkistettua dataa oman organisaation toiminnasta ja tuloksista verrattuna valtakunnallisiin tunnuslukuihin

Hyvät yritykset näkyviksi: Puhtaan ja turvallisen elinympäristön puolesta – EnviroVet

Lue EnviroVetin yritystarina Hyvät yritykset näkyviksi -kampanjan sivulta

Laadukas ja eettisesti toimiva maakunta

Uusia maakuntia valmistellaan täyttä päätä, useimmilla maakunnilla valmistelun keskiössä on asukas ja hänen tarpeensa, ainakin teoriassa. Maakuntien palvelut asukkaille tulevat olemaan monenlaiset, sama asukas voi olla asiakas tai potilas, yrittäjä, vaikuttaja ja veronmaksaja. Maakunnan tehtävistä sosiaali- ja terveyspalvelut ovat suurin kokonaisuus, mutta myös ympäristöterveys, pelastus- ja maaseututoimi kuuluvat tuleviin maakuntien tehtäviin.

Uusien maakuntien keskeisiä toiminnan tavoitteita ovat yhdenvertaiset, kustannusvaikuttavat ja tuottavuudeltaan hyvät sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut kaikille asukkaille.

Maakunta voi joko hoitaa palvelut itse tai varmentaa, että esimerkiksi yksityiset palveluntuottajat tai järjestöt tuottavat niitä.

Tuottaa palvelut sitten kuka tahansa, maakunnan on varmistettava, että sen järjestämisvastuulle kuuluvat palvelut tuotetaan laadukkaina ja lainmukaisina. Lisäksi maakunnan on ohjattava ja valvottava järjestämisvastuulleen kuuluvaa palveluntuotantoa.

Monia malleja maakuntahallinnon laadun varmistamiseen

Eri maakunnilla on erilaiset tavat varmentaa tuotetut palvelut,

Pirkanmaan maakunta tukeutuu valvontasuunnitelmaan ja laatujärjestelmään.

Laatujärjestelmän avulla maakunta varmistaa sen, että valmisteltu strategia ja palvelulupaus sekä järjestäjälle asetetut vaatimukset ja tavoitteet saavutetaan. Pirkanmaan maakunnan laatujärjestelmään sisältyy myös sosiaali- ja terveyspalvelujen valvontasuunnitelma valvontamenettelyineen. Maakunnan on nimittäin valvottava kaikkia sote-palvelujen tuottajia yhdenvertaisesti, niin omaansa kuin yksityisten tuottamia.

Julkisille organisaatioille on kehitetty omia laatujärjestelmiä. Good Governance Standard for Public Services on käytössä erityisesti Britanniassa, CAF- järjestelmä on EU:n jäsenmaiden yhteistyönä kehitetty laadunarviointimalli, jota Suomessa hallinnoi valtionkonttori. CAF painottaa erityisesti asiakaslähtöisyyttä, suoritus- ja toimintakykyisyyttä, etiikkaa ja sosiaalista vastuuta. Työterveyslaitos on valmistellut hyvän johtamisen kriteerit, joita kaikki organisaatiot voivat hyödyntää. Malleja on monia, osa on raskaampia ja osa kevyempiä hallinnoida. Edellä mainittuja menettelyjä, tai vain osia niistä, voi hyvin käyttää uuden maakuntahallinnon laadun varmistamisessa.

Strategiana eettisyys ja laatu

Laadunhallinta on keskeistä organisaation kehittämiselle ja kilpailukyvylle.

Maakunnat joutuvat tulevaisuudessa kilpailemaan yksityisen palveluntuottajan kanssa sekä osaajista, että asiakkaista.

Jotta maakunnat saavat rekrytoitua parhaat osaajat, tulee niillä olla perustehtävän lisäksi jokin houkutin. Houkuttimena voisi olla eettisyyttä ja laadukkuutta korostava strategia, sekä järjestelmällinen laatutyö. Laatutyöllä maakunta voi varmistaa oman toimintansa jatkuvan arvioinnin ja kehittämisen. Laatujärjestelmää noudattamalla arvioinneilla havaitut puutteet voidaan korjata ja samalla tehostaa ja parantaa toimintaa. Vähitellen maakunnassa voidaan alkaa puhua palvelun erinomaisuudesta.

 

Laadunhallintaa kaikille toimialoille

Palveluntuottajia koskevat lait velvoittavat tuottajia arvioimaan omaa toimintaansa. Soten palveluntuottajille on tulossa lakisääteinen omavalvontavelvoite. Myös ympäristöterveyden valvonta-asetus viittaa vahvasti laatujärjestelmään.

Laatuajattelu leviää lakisääteisenä myös muille toimialoille. Palveluntuottajille tulisikin olla tarjolla laatujärjestelmiä. Nähdäkseni useimmat palveluntuottajat hyötyisivät LaatuNetin kaltaisesta laatujärjestelmästä. LaatuNet on visuaalisesti ymmärrettävä, riittävän yksinkertainen, mutta kattava selainpohjainen järjestelmä. Siinä on laatutyön kannalta kaikki tarpeellinen.

Palveluntuotanto on prosessina samankaltainen eri toimialoilla. Palveluntuottaja tuottaa palvelua, on se sitten terveyttä, tulipalojen sammuttamista tai henkilön työllistymistä. Palvelu voidaan kuvata prosessina, jonka onnistumista, tuottavuutta ja tehokkuutta mitataan. Laadun arviointi on kovin samankaltaista, kuin ympäristöterveydessä.

Keskeisintä laadukkaassa tekemisessä on, että menetelmät ovat riittävän yksinkertaisia ja helppoja, jotta niitä tulee hyödynnettyä.

Raskas, monimutkainen ja aikaa vievä laatujärjestelmä jää hyödyntämättä. Selainpohjainen, kehittäjän toimesta päivittyvä järjestelmä takaisi sen, että tarvittavat asiakirjat ovat ajan tasalla, organisaation indikaattorit päivittyvät ja arjen työohjeet ovat helppoja. Tällöin toimijalle jää aikaa sisäisin arviointeihin, jotka ovat erittäin opettavaisia ja motivoivia. Sisäiset arvioinnit ja ulkoiset auditoinnit sekä lisäävät osaamista että parantavat toimintaa.

Kirsi Sario

Kirjoittaja uskoo yksinkertaisiin ja keveisiin laatujärjestelmiin sekä toimii Pirkanmaan maakuntavalmistelussa ohjauksen ja valvonnan projektipäällikkönä

Laadun osatekijöitä

Laadulla on monta määritelmää. Riippuu puhujasta, tarkoitetaanko sillä arkipäivän ajatusta laadukkuudesta, standardin mukaista määritelmää vai oman organisaation laatupolitiikkaa.

Laatu voi olla myös hyvää tai huonoa; huonolaatuista tuotetta emme halua ostaa edes halvalla kun taas hyvälaatuisen tiedämme säilyvän vuodesta toiseen.

Yhdysvaltalainen Institute of Medicine on listannut laadun kuusi osa-aluetta. Terveydenhuoltotyössä niiden on katsottu olevan kustannusvaikuttavuus, tehokkuus, turvallisuus, potilaskeskeisyys, oikea-aikaisuus ja oikeudenmukaisuus.

Olisiko tässä laadun mittareita myös ympäristöterveydenhuoltoon?

Kustannusvaikuttavuus

Valvonnan vaikuttavuutta on yritetty arvioida monin tavoin. Pelkkä vaikuttavuuden termin määritteleminen yksiselitteisesti mutta kaiken kattavasti on kuitenkin melkoisen haastavaa. Hintalappu sen sijaan on helppo laittaa vaikkapa yksittäiselle valvonnan suoritteelle.

Varsinainen kustannustehokkuus pitää kuitenkin sisällään myös pidemmän aikavälin kustannukset – tai säästöt.

Voidaanko tehokkaalla ympäristöterveydenhuollon valvonnalla vähentää kustannuksia?

Varmasti voidaan. Julkisten tilojen korjausten, väistötilojen tai asuntojen remontointien kustannukset on helppo laskea, samoin elintarvike- tai vesivälitteisten epidemioiden aiheuttamat tuotanto- ja mainetappiot.

Sairastumisten, oireilun ja niistä seuraavan inhimillisen kärsimyksen tai terveyden menettämisen kustannukset sen sijaan jäävät väistämättä vain arvioiksi. Dataan perustuvia mittareita tarvittaisiin tähän kipeästi lisää, että myös päätöksenteko saataisiin nykyistä enemmän perustumaan mutun sijasta tutkittuun tietoon.

Tehokkuus

Tehokkuuden ”virallinen” määritelmä on resurssien suhde tuotokseen. Kuinka paljon tarvitaan aikaa, työtä, ihmisiä, toimitiloja ja rahaa saamaan aikaan tietty määrä suoritteita, palveluja, tuotteita?

Näin yksinkertaisella laskukaavalla ei ympäristöterveydenhuollossa pärjää. Muuttuvia ja vaikeasti määriteltäviä tekijöitä kun on lukuisia. Liian monimutkaista yhtälöä ei kuitenkaan kannata rakentaa, koska pohjimmiltaan juuri tästä on kyse.

Tehokkuus on myös itsestäänselvästi yksi laadun osatekijä, vaikka päinvastaistakin kuuluu joskus väitettävän.

”Laadukkaasti tehty” ei ole synonyymi pikku hiljaa puuhastelulle, loputtomalle lopputuloksen viilaamiselle tai tehottomalle ajankäytölle.

Aika on kuitenkin rahaa, halusimme tai emme. Tehokkuus myös vapauttaa resursseja sinne, missä niitä eniten tarvitaan.

Turvallisuus

Turvallisuusvaatimukset lisääntyvät kaikilla aloilla ja koko yhteiskunnassa. Miten ihmeessä ennen selvittiin vaikkapa luonnossa ilman kännykkää, paikannusta, Google mapsia ja droneja? Lapsetkin uskallettiin päästää kouluun, vaikka heitä ei voitukaan joka hetki tavoittaa.

Myös elinympäristön turvallisuusvaatimukset ovat kokonaan uudella tasolla. Toisaalta liiallinen turvallisuusajattelu alkaa jo ärsyttää ja normeja halutaan purkaa, että ihmiset saisivat taas itse arvioida oman elämänsä riskejä.

Tässä ollaan kuitenkin kaltevalla pinnalla: asiantuntijan tehtävä on aina kertoa riskit ja huolehtia myös niiden minimoimisesta, oli suuri yleisö asiasta mitä mieltä hyvänsä. Kun jotain sattuu, vastuu kaatuu yleensä niille, joiden työnkuvaan on sisäänkirjoitettuna myös yhteiskunnallinen vastuu ja velvoite yleisen edun suojelemisesta – eli viranomaisille.

Potilaskeskeisyys

Potilas- tai asiakaskeskeisyyden tulisi olla lähtökohta kaikelle toiminnalle. Miksi sitten näin ei ole?

Asiakkaan subjektiivinen näkemys tai somesta etsitty parviälyn luoma vastaus ei aina ole yhteneväinen koulutetun asiantuntijan näkemyksen kanssa, joten valituksilta ei voida välttyä.

Kuitenkin on edelleen organisaatioita, joissa asiakkaat nähdään enemmänkin kohteina kuin kuninkaina ja organisaatio itse taas oman toimintansa riittävän laatutason määrittelijänä.

Tässä astuu kuvaan mukaan laadunhallinta, jonka periaatteiden mukaan toiminnan voidaan sanoa olevan laadukasta vasta sitten, kun siitä on saatavilla riittävästi ulkopuolisen, riippumattoman asiantuntijatahon arvioita, joiden perusteella myös on todennettavasti ryhdytty korjaaviin toimenpiteisiin. Asiakaspalautteen systemaattisen keräämisen pitäisi olla jokaisen organisaation ydintoimintaa.

Oikea-aikaisuus

Palvelu voi olla myöhässä – mutta myös liian ajoissa. Liiallinen ennakointi tai varmuuden vuoksi toimiminen syö voimavaroja todelliselta tehokkuudelta. On uskallettava sanoa EI silloinkin kun ulkopuolinen painostus on kovaa ja äänekästä. Asiantuntijalla on asiantuntijan vastuu myös ikävissä asioissa.

Toisaalta seuraus liian myöhään tai ei milloinkaan toimeen ryhtyvän viranomaisen toiminnasta voi olla menetetty terveys, joka ei välttämättä enää koskaan palaudu. Viattoman vatsataudin jälkitautina voikin seurata munuaisten tuhoutuminen ja loppuiän dialyysihoito tai kodin outoon hajuun tottuneen nenän muuttuminen elämää rajoittavaksi astmapiipuksi.

Oikeudenmukaisuus

Länsimainen yhteiskuntamme oikeusjärjestyksineen perustuu voimakkaasti oikeudenmukaisuuden ajatukselle. Haluamme, että kaikkia kohdellaan yhdenvertaisesti eikä ketään syrjitä. Rakenteelliselle epäoikeudenmukaisuudelle tulistumme välittömästi.

Aina ei kuitenkaan ole helppoa huolehtia tai arvioida toiminnan todellista oikeudenmukaisuutta etenkään omalla kohdalla. Annammeko henkilökemian vaikuttaa? Tai joustammeko silloin kun olemme muutenkin kuormittuneita tai väsyneitä emmekä jaksa perustella, vaatia ja määrätä?

Tässä on työyhteisöllä, johtamisella ja toimintakulttuurilla suuri merkitys. Jos oikeudenmukaisuus on sisäänrakennettuna selvien ohjeiden ja yhteisten toimintatapojen muodossa, on niihin helppo nojata vaikeissakin tilanteissa. Jos taas oikeudenmukaisuus jää yksilön varaan, ajaudumme helposti ja huomaamatta eriarvoiseen maailmaan, jossa perustelemme laiminlyöntejä tai epäyhdenmukaisuutta puutteellisilla resursseilla tai kiireellä. Niin tai näin, laadusta ei silloin voida puhua.

Jos laatuun näiden kuuden osatekijän lisäksi haluaisi liittää vielä yhden määritelmän, se ilman muuta olisi, että se kuuluu kaikille. Tähän pyrimme myös LaatuNet-palvelun avulla. Laadun ei pitäisi olla pienen joukon hifistelyä vaan jokaisen työntekijän jokaisen työpäivän perusta.

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä

Hyvä renki, huono isäntä -Kun työkaluista tuli toimintaa rajoittavia

Joskus tuntuu, että asiantuntijuus on vaarassa jäädä kiireisen perustyön jalkoihin ja tartumme liian hanakasti tarjolla oleviin helppoihin työkaluihin. Työkalut sinänsä ovat oivallinen apukeino, mutta väärin painotettuna ne voivat estää asiantuntevan ja laadukkaan työn tekemisen.

Valvontaa tilanteen mukaan

 

Ympäristöterveydenhuollon valvontasuunnitelma on oikeutetusti koko toiminnan selkäranka. Se tuo ryhtiä toimintaan ja auttaa arvioimaan resursseja, työajan käyttöä ja budjetointia.

Liian usein suunnitelmiin kuitenkin tyydytään kopioimaan alkuperäisen mallin tekstejä sellaisenaan, vain hieman paikallisuutta lisäillen. Vielä huolestuttavampaa on se, että usein kuulee perusteluna jonkin tekemättä jättämiselle, että ”sitä ei lue valvontasuunnitelmassa”.

Elävässä elämässähän mikään ei pysy stabiilina vuotta, eikä etenkään montaa vuotta. Valvontasuunnitelman alkuperäinen tarkoitus ei liene ollut rajoittaa valvojia jättämään tekemättä jotain, mikä vaikuttaisi ajankohtaiselta ja tärkeältä, mutta ei ole aikanaan laaditun suunnitelman mukaista. Valvonnan tarvetta ja tilannetta kentällä pitäisi jatkuvasti peilata ja tehdä isompia tai pienempiä korjausliikkeitä tilanteen niin vaatiessa.

Tautitaakka haltuun?

Trendiseurantaa tehdään jo joissain yksiköissä osana epidemiatyöryhmän toimintaa. Tämä on loistava tapa suunnata valvontaa juuri sinne, missä sitä omalla alueella tarvitaan.

Kuitenkin epidemiaselvityksetkin helposti typistyvät valmiiksi otsikoitujen alakohtien täyttämiseksi. Saatamme unohtaa, että ympäristöterveydenhuolto on paljon vartijana väestön terveyden edistämisessä ja tautitaakan pienentämisessä. Tarvitaan kriittistä, analyyttistä ja tieteelliseen ajattelutapaan perustuvaa puntarointia ja tilastollista näkökulmaa.

Tässä pitää usein astahtaa askel kauemmas voidakseen nähdä kokonaisuuden paremmin.

Ongelmana voi kuitenkin olla, että olemme unohtaneet, miten tehdään analyyttistä arviointia. Kuka enää muistaa, että riskinarviointi on tieteellinen, monivaiheinen prosessi? Arvioimmeko epidemioiden lisäksi muussakin toiminnassamme riskin yleiskuvaa, annosvasteita, altistumista ja vaikutusmekanismeja niin, että johtopäätöksemme kestävät myös kriittisen tarkastelun vai tyydymmekö pitämään riskinarviointia vain keskusvirastojen taulukoiden oikean sarakkeen löytämisenä? Epidemiologian menetelmien ja tieteellisen riskinarvioinnin lisääminen vaikkapa koulujen sisäilmaongelmien työkalupakkiin toisi kaivattua selvyyttä kaaoksen keskelle ja objektiivisuutta päätöksentekoon.

Hyvä paha joustavuus

Joustavuus on päivän sana. Usein kuitenkin unohdamme, että joustavuus terminä on alun perin tarkoittanut lainsäädännön joustoja, ei kentällä tapahtuvaa vaatimustason joustoa. Lainsäädäntö itsessään perustuu monessa kohtaa jo aikanaan taustatyöksi tehtyihin, laajoihin tutkimusaineistoihin perustuviin riskinarviointeihin. Siksi sen antama minimitaso on turvallinen ja asiantunteva lähtökohta.

Suomi on edelläkävijä komissiolle tehtyjen notifikaatioiden määrässä. Voisiko joustavuus jossain tapauksissa tarkoittaakin oman toiminnan joustoa, suuntaan taikka toiseen? Entä teemmekö oman toimintamme systemaattista arviointia ja alistammeko sen myös ulkopuolisten asiantuntijoiden arvioitavaksi?

Ympäristöterveydenhuolto on kriittinen toimiala, eikä seurausten kanssa ole leikkimistä.

One Health –konsepti haastaa koko maapalloa. Sisäilmaongelmat ryöpsähtelevät valtoimenaan. Jo tällä hetkellä Euroopassa kuolee vuosittain 25 000 ihmistä antibioottiresistenssin seurauksena. Listeria nostaa aina vain päätään ja kuolleisuus siihen on suuri.

On siis tärkeää tietää, mitä omasta toiminnasta tai toimimatta jättämisestä todellisuudessa seuraa. Tärkeä osa riskinhallintaa on myös oman osaamisen systemaattinen arviointi ja kehittäminen.

Tilastot hyötykäyttöön

Arkipäivän päätöksenteon taustalle tarvitaan siis mutun tilalle asiantuntemusta, tieteellisten tutkimustulosten laajaa hyödyntämistä, omasta osaamisesta huolehtimista ja jatkuvaa, pään sisäistä riskinarviointia. Toiminnan tuloksia on avoimesti katsottava muustakin kuin oman organisaation näkökulmasta.

Päätöksenteon toimialalla, jossa kyseessä on ihmisten ainutkertainen terveys, tulisi aina perustua analyyttiseen dataan eikä resursseihin, helppouteen tai totuttuun tapaan – asiakkaiden tai poliitikkojen usein lyhytnäköisistä ja vaihtuvista mielipiteistä puhumattakaan.

Viranomaisella on aina myös laajempi yhteiskunnallinen tehtävä ja sen tärkeimpiä osatekijöitä länsimaisessa oikeuskulttuurissa ovat riittävän turvamarginaalin laatiminen ja heikompien suojelu.

Tiedon keruu ja sen käsittely on tärkeä osa vaikuttavuuden arviointia, mutta tässä on syytä olla varovainen. Liian nopeasti tehdyt ja pelkkiin lukuihin perustuvat johtopäätökset vievät helposti harhaan.

LaatuNet-palvelun tärkein tehtävä on nostaa ympäristöterveydenhuollon asiantuntijuus ja osaaminen keskiöön ja antaa siihen tarvittavat keinot. Parhaillaan työstämme valtakunnallista yhteenvetoa ympäristöterveydenhuollon tuloksista. Tilastojen taakse ei kuitenkaan saa hukkua yhtään menetettyä terveyttä tai elämää.  Muistetaan, miten tärkeällä paikalla olemme!

 

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä

Mikä ihmeen ISO-standardi?

Moni on työssään törmännyt ISO-standardeihin. Mistä niissä on kyse ja miten ne liittyvät ympäristöterveydenhuoltoon?

Kansainväliset standardit

ISO on lyhenne sanoista International Organization for Standardization. Lyhyesti se on kansainvälinen standardisoimisjärjestö, jonka jäseniä taas ovat kansalliset standardisoimisjärjestöt, yksi kustakin maasta. Suomea järjestössä edustaa Suomen Standardisoimisliitto SFS.  ISOn dokumentteja ei jaeta vapaasti vaan ne tarvitsevat maksullisen lisenssin.

 

 

ISO-standardit määrittelevät monia arjestakin tuttuja asioita, kuten paperiarkkien koot, kielten lyhenteet ja maakoodit.

Kirjainyhdistelmät SFS, EN, ISO jne ilmoittavat organisaation, jossa standardin teksti on vahvistettu. Suomessa vahvistetun standardin tunnus on SFS, eurooppalaisessa standardisoimisjärjestössä CENissä vahvistetun EN ja kansainvälisessä standardisoimisjärjestössä ISOssa julkaistun ISO. Tunnusyhdistelmä SFS-EN tarkoittaa, että sama standardi on voimassa sekä Suomessa että Euroopassa.

Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen

ISO 9001 on johtamisen ja laadunhallinnan yleisstandardi. Yllättävää kyllä, se soveltuu mainiosti kaikenlaisille organisaatioille ja aloille.

Itse tutustuin tähän standardiin ensimmäisen kerran EU-komission järjestämässä elintarvikevalvonnan BTSF-koulutuksessa, joka käsitteli jäsenvaltioiden auditointijärjestelmien luomista. Kun puhe kääntyi kansallisiin auditointiohjelmiin, yksi toisensa jälkeen muiden jäsenvaltioiden edustajat vetäisivät ISO-standardit esiin. Samalla kun yritin valua penkissäni alaspäin, yritin epätoivoisesti kurkkia muiden paksuja paperinippuja. Mistä he oikein puhuivat? Tehokkuuden ja vaikuttavuuden määritelmät ja poikkeamat? Whaaat??

Myöhemmin opin, että sekä valvonta-asetus 882/2004 että komission auditointipäätös 677/2006 perustuvat pitkälti tämän samaisen standardin vaatimuksiin ja määritelmiin.

ISO 9001 -pääauditoijakoulutuksessa pyörittelin päätäni kun harjoitustapauksena oli venttiilejä valmistava tehdas. Mitenkäs tämä liittyy ympäristöterveydenhuoltoon, pohdin ärtyneenä.

Standardien mahdollisuudet kuitenkin yllättäen aukenivatkin juuri tätä kautta, huomaamalla miten samat lainalaisuudet, ongelmat ja niiden ratkaisut toistuvatkin organisaatioissa toimialasta riippumatta. Pyörää ei todellakaan kannata keksiä uudelleen.

Hyödyt esiin valvonnassa

Elintarvikealalla on käytössään erilaisia sertifioituja ja auditoituja elintarviketurvallisuuden hallintajärjestelmiä.

Auditointi tarkoittaa arviointia, jossa käydään läpi standardin vaatimukset ja varmistetaan niiden täyttyvän. Auditointiprosessi on pitkä ja monivaiheinen. Korjaavien toimenpiteiden jälkeen voidaan myöntää sertifikaatti, jolla yritys pystyy osoittamaan asiakkailleen tai yhteistyökumppaneilleen omaavansa standardin vaatimusten mukaisen tason elintarviketurvallisuudessa.

ISO 22000:2005 on elintarviketurvallisuuden perusstandardi. Se on kehitetty vuonna 2005 ja pitää sisällään elintarviketurvallisuuden hallinnan yleisiä periaatteita. Aikanaan sen kehitystarve lähti liikkeelle ajatuksesta jo aiemmin määriteltyjen HACCP-standardien yhdistämisestä.

Sisällöllisesti standardi kattaa alueita mm. johdon vastuusta ja resurssien hallinnasta aina turvallisten tuotteiden suunnitteluun ja valmistukseen. Standardissa käytetään hyväksi yleisesti tunnustettuja avaintekijöitä, kuten HACCP-periaate, tukiohjelmat, vastavuoroinen viestintä ja järjestelmien hallinta.

ISO 22002-1:2009 on standardi, joka pitää sisällään elintarviketurvallisuuden tukiohjelmia ja on suunnattu nimenomaan elintarvikkeiden valmistajille. Tässä se eroaa ISO 22000:sta, joka soveltuu käytettäväksi missä tahansa kohtaa elintarvikkeiden tuotantoketjua.

Koska useat vähittäiskaupan järjestöt ja ns. neljä suurta (Nestle, Barilla, Unilever ja Mondelez) eivät pitäneet ISO 2200 standardin periaatetasolla olevaa ohjeistusta elintarviketurvallisuuden tukiohjelmille riittävänä, luotiin FSSC 22 000 standardi vuonna 2011.

FSSC 22000 on itsenäinen, mutta vahvasti ISO 22000:een pohjautuva elintarviketurvallisuuden hallintajärjestelmä, jonka on kehittänyt The Foundation for Food Safety Certification. Sertifikaatti on Global Food Safety Initiativin hyväksymä. FSSC alkaa lukumäärällisesti olla Suomessa yleisin käytössä oleva elintarviketurvallisuuden standardi.

Elintarvikevalvonnassa standardit ja sertifikaatit tarjoavat valvojillekin oivallisia työkaluja.

Valvonnassa kannattaakin ehdottomasti hyödyntää auditoinneilla, johdon katselmuksissa ja jäljitettävyystesteissä syntyvää materiaalia. Auditoinneista ja –menetelmistä on myös valvojilla paljon opittavaa ja hyödynnettävää. Tämän totesimme näitä kahta järjestelmää vertailevassa Maaseutuviraston rahoittamassa hankkeessamme.

Kaikkien alojen auditointiperiaatteet ja ohjeet löytyvät standardista 19011. Standardissa määritellään myös mm auditoijien pätevyys ja riippumattomuus. ISO 9000 taas määrittelee laadunhallinnan ja -järjestelmien peruskäsitteet ja terminologian. Kaikkia näitä standardeja voi tilata esimerkiksi SFS-verkkokaupasta.

Uusittu ISO 9001

Standardia 9001 käytetään, kun tarkoituksena on rakentaa järjestelmä, joka antaa luottamusta tuotteen tai palvelun vaatimustenmukaisuudesta.

Sen perusrakenteeseen kuuluvat mm johdon vastuu, resurssien ja prosessien hallinta sekä mittaaminen, analysointi ja parantaminen (sisältäen auditoinnit, prosessien valvonnan ja jatkuvan parantamisen).

ISO 9001 koki vuonna 2015 suuria muutoksia. Suurin syy muutoksiin oli muuttunut yhteiskunta tarpeineen. Standardista haluttiin tehdä entistä paremmin palveluorganisaatioihin soveltuva.

Standardissa uusittiin seuraavia asioita

  • Vaatimukset on jäsennelty kokonaisuuksittain antaen jousto- ja valinnanvaraa niiden yksityiskohtaiselle toteutukselle. Tämä rakennemuutos on päätetty lisätä asteittain jokaiseen ISO hallintajärjestelmästandardiin. Tavoitteena on saavuttaa lopulta yhtenäinen hallintajärjestelmä
  • Riskienhallintaa on korostettu ja tarkennettu. Koko standardin lähestymistapa on riskilähtöinen
  • Ylimmän johdon sitoutumista laadun tavoittelemiseen on vahvistettu vahvan ja näkyvän johtajuuden kautta. Johto ei enää voi ulkoistaa vastuuta laadusta
  • Sanastoa ja käsitteiden tasoa on yksinkertaistettu, jotta standardin käyttöönotto soveltuu paremmin useammalle alalle, mukaanlukien palvelualat
  • Uudistettu standardi ei enää vaadi sertifioituja organisaatioita pitämään ajantasaista laatukäsikirjaa. Asiakirjat ovat kuitenkin osa standardin vaatimuksia. On edelleen tarpeen dokumentoida, ylläpitää ja säilyttää vaadittuja tietoja.  Laatukäsikirja on siis yksi, joskaan ei ainoa ratkaisu täyttää vaatimus.
  • Standardi edellyttää organisaatiota kiinnittämään enemmän huomiota toimintaympäristöön, asettaa vaatimuksia toimintaympäristön analysoinnille sekä sidosryhmien tunnistamiselle ja niiden odotusten ymmärtämiselle
  • Tieto on voimavara! Tiedosta on tullut avain onnistuneiden hankkeiden ja liiketoiminnan kehittämiseen. Uusi standardi käsittelee tietoa yhtenä tärkeänä hallittavana resurssina

Standardit käyttöön

LaatuNet ja auditointijärjestelmämme perustuvat hyvin pitkälle näihin loistaviin standardeihin, niiden parhaat palat hyödyntäen. Toisaalta laatujärjestelmästä on jätetty pois varsinaisen sertifioinnin edellyttämät, paikoin raskaat menettelyt, jotta systeemi saadaan pidettyä kevyenä ja virtaviivaisena.

Tampere-talo. Kuva:Laura Vanzo, Visit Tampere Oy kuvapankki.

Järjestämme myös huhtikuussa Tampereella koulutuspäivän, jossa käydään läpi tarkemmin mm elintarvikealan standardeja ja sertifiointiprosessia. Hankkeemme loppuraportista saat myös kattavan vertailun ISO 22 000 -standardin ja laitosasetuksen välillä.

Ota siis meihin yhteyttä tai ilmoittaudu mukaan koulutuspäivään. Laadunhallinta ja standardit ovat mielenkiintoinen ja tutustumisen arvoinen maailma!

 

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä

Laatuihottumaako?

Laadunhallinta jo pelkkänä sanana aiheuttaa monelle henkistä allergiaa. Ihottumaa pahentavat kaikkialla sekavasti vilisevät standardit, leanit ja sertifikaatit. Mihin ihmeeseen laadunhallintaa oikein tarvitaan? Kaikkihan me teemme laadukasta työtä, miksi se pitää erikseen osoittaa? Eikö riitä, että ohjeet on laadittu ja säilytetään visusti yhteisellä asemalla?

Nykypäivänä tämä ei enää riitä eikä laadunhallintaa voi kuitata pelkällä laatujärjestelmällä. Asiakkaat, sidosryhmät, maksajat ja kuntalaiset haluavat oikeutetusti tietää, mitä todella tapahtuu ja millä toiminnan järkevyyttä, laatua ja osaamista mitataan. Saanko sitä mitä tilaan? Kuka vastaa laadusta? Viranomaisenkaan työ ei enää ole vapaasti oman yksikön kesken päätettävissä vaan tulokset on alistettava avoimelle arvioinnille.

Hyödyt esiin

Jos laadunhallinta aiheuttaa enemmän tuskaa kuin iloa, on siitä jäänyt jotain oleellista ymmärtämättä. Laadunhallinnan nimittäin pitäisi olla kaiken toiminnan kulmakivi, tuki ja selkäranka.  Toimiva laadunhallinta lisää luottamusta ja uskottavuutta. Se jos mikä tuo turvan erimielisyyksissä, reklamaatioissa ja muissa epäselvyyksissä.

Aito laadunhallinta myös vapauttaa resurssit siihen kaikkein tärkeimpään, terveyshaittojen estämiseen ja poistamiseen.

Arkityössä usein unohdamme, että laadukkaalla toiminnalla voimme jopa pelastaa ihmishenkiä ja vähintäänkin estää vakavia, joskus palautumattomiakin sairauksia.

Juhlapuheista huolimatta arkipäivässä jäämme usein sille kuuluisalle mukavuusalueelle. Siksi tarkkaan säädellyssä viranomaistoiminnassakin tarvitaan laatuun liittyviä tavoitteita, mittareita ja niiden seurantaa. Parhaiten nimittäin jaksetaan organisaatioissa, joissa laadunhallinta on kunnossa ja toimii myös arkipäivän tasolla. Tämän olemme käytännössä havainneet viime vuosien auditointikierroksilla.

Asiakas ensin?

Uusittu ISO 9001, johtamisen ja laadunhallinnan standardi, korostaa asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeiden ja odotusten analysointia ja ymmärtämistä. Voidaankin pohtia, ketkä kaikki ovat ympäristöterveydenhuollon asiakkaita ja sidosryhmiä? Perinteisen listauksen lisäksi on hyvä muistaa, että jokaisen organisaation tärkein asiakas ja voimavara on hyvinvoiva henkilökunta.

Laatuihottuma diagnoosina on läheistä sukua muutosvastarinnalle.

Kivempaa olisi vaan tehdä niin kuin aina ennenkin. Molempiin vaivoihin parhaita lääkkeitä ovat avoimuus, tiedotus sekä johdon tuki ja esimerkki. Kun kokemus karttuu, epäluulokin hälvenee.

LaatuNet pyrkii tarjoamaan helpot työkalut näihin vaivoihin poimimalla parhaat palat niin standardeista kuin koko laadunhallinnastakin. Tehdään yhdessä laadusta vaivan sijaan voimavara!

Outi Lepistö

Kirjoittaja on laadunhallinnasta innostunut ympäristöterveydenhuollon asiantuntija ja LaatuNetin kehittäjä

Jos haluat tilata Laatunet-uutiskirjeen, ilmoita sähköpostiosoitteesi osoitteeseen info@envirovet.fi